Datenschutzerklärung

Stand dieser Erklärung: 6. Oktober 2026.

Verantwortliche Stelle

ma-kom agentur UG (haftungsbeschränkt), gesetzlich vertreten durch den Geschäftsführer Pascal Sanwald, Merkelbach 12, 74541 Vellberg, Deutschland. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter mail@annexflow.com.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen. Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist die oben genannte Adresse.

Weitere Empfänger

Neben den im Abschnitt „Hosting“ genannten Sprachmodell-Anbietern erhalten Daten, soweit für den jeweiligen Zweck nötig: der Anbieter des virtuellen Servers, auf dem wir AnnexFlow betreiben (webspace-verkauf.de, Deutschland); für die Zahlungsabwicklung die Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) und, wenn Sie diese Bezahlart wählen, die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg); für Push-Nachrichten, wenn Sie die iPhone-App nutzen, die Apple Inc. (APNs, USA). Kartendaten verarbeiten wir nicht selbst; sie gehen direkt an den Zahlungsdienstleister. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. (USA) weitergeben; Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Stripe ist nach eigenen Angaben zertifiziert) und ergänzend Standardvertragsklauseln. Für Apple (nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert) gelten Standardvertragsklauseln. Die vollständige, laufend gepflegte Liste steht in der Subprozessorenliste am Ende dieser Erklärung.

Verantwortlichkeit bei Nutzung über einen Partner

Nutzen Sie AnnexFlow über einen IT-Dienstleister (Partner, Tarif „Partner Pro"), ist dieser Partner in der Regel Verantwortlicher Ihrer Daten im Sinne der DSGVO; die ma-kom agentur UG verarbeitet dann als dessen Auftragsverarbeiter bzw. — wenn der Partner selbst im Auftrag eines Dritten handelt — als Unterauftragsverarbeiter (siehe AVV § 1 „Partner-Modell"). Wer in Ihrem Fall Verantwortlicher ist, sagt Ihnen Ihr Partner.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt. Im Einzelnen:

• Auslieferung und Betrieb der Website: technisch erforderliche Verarbeitung von Verbindungsdaten, um die Seite auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Auftritt).
• Registrierung, Vertrag, Nutzerkonto und Abrechnung: Anlegen und Führen des Kontos, Bereitstellung der gebuchten Leistung, Rechnungsstellung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
• Inhalte in Ihrem Workspace: Daten, die Sie oder Ihre Mitarbeitenden in die Plattform einbringen, verarbeiten wir ausschließlich weisungsgebunden für Sie. Verantwortlicher sind dann Sie; Grundlage ist die Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Rechnungs- und Buchungsbelege. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.
• Reichweitenmessung und Web-Analyse: nur nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.
• Kontaktaufnahme: Bearbeitung Ihrer Anfrage per E-Mail. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsbezug, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hosting

AnnexFlow wird auf einer Plesk-Subscription betrieben, die die ma-kom agentur UG in Deutschland unterhält. Verarbeitung und Sicherung der Plattformdaten finden in Deutschland statt. Eine Übermittlung von Workspace-Inhalten in ein Drittland findet statt, soweit KI-Funktionen (Annie, Agenten, AnnexKnow) ein Cloud-Sprachmodell nutzen: Voreingestellt ist unser eigenes Gateway Promptopoly (ma-kom, Server in Deutschland). Es gibt die Anfrage je nach Stufe an Google Gemini (Google LLC, USA; Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO, ergänzend Standardvertragsklauseln) oder an OpenAI (Vertragspartner OpenAI Ireland Ltd., Verarbeitung in den USA; Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, OpenAI ist nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert) weiter. Danach folgt ein lokales Sprachmodell am Knoten des Mandanten. Anthropic (USA) kommt nur zum Einsatz, wenn ein Mandant es in seiner eigenen Anbieterkette wählt; Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, Anthropic ist nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und nutzt API-Daten nach seinen Geschäftsbedingungen nicht zum Training. Mit allen genannten Anbietern besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Texte, die unser Datenschutz-Klassifikator als stark personenbezogen einstuft, verarbeitet ein lokales Sprachmodell; sie gehen an keinen dieser Anbieter. Für Mandanten mit eigenem AnnexFlow-Knoten ist ein lokales Sprachmodell auf diesem Knoten die letzte reguläre Stufe der Anbieterkette — nicht nur ein Sonderfall bei besonders sensiblen Texten. Die eingesetzten Dienstleister stehen in der Subprozessorenliste.

Erhobene Daten

• Konto-Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, zugeordneter Mandant.
• Audit-Trail: schreibende Aktionen in der Plattform mit Akteur, Zeitpunkt, Berechtigung sowie Ein- und Ausgabe. Er dient dem Nachweis nach Art. 30 DSGVO und der Missbrauchserkennung.
• Server-Logdaten: beim Aufruf der Seite fallen technisch bedingt Protokolldaten an (angefragte Adresse, Zeitpunkt, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung, IP-Adresse). Sie werden im Rahmen der Log-Rotation des Hosting-Systems automatisch gelöscht. Aufrufe unserer öffentlichen Schnittstellen ohne Anmeldung (etwa Registrierung und Kurzcheck) halten wir zusätzlich mit IP-Adresse, Browser-Kennung, Zeitpunkt und Ergebnis fest, um Angriffe und Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); dieses Protokoll löschen wir nach 30 Tagen automatisch.
• Einwilligungsnachweis: Ihre Cookie-Entscheidung wird zusammen mit Zeitpunkt, Browser-Kennung und der aufgerufenen Adresse protokolliert, damit wir die Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können.

Persönliche Daten, eigene Konten und Assistenten in Ihrem Betrieb

AnnexFlow lässt Sie und Ihre Assistenten mit Ihren eigenen Daten arbeiten — Termine, Kontakte, Notizen, Mail, in eigenen Konten bei anderen Anbietern oder direkt auf Ihrem Mac. Was das bedeutet, steht hier gebündelt.

Eigene Cloud-Konten und Mac-Daten

Sie können Ihr eigenes Google-, Microsoft-365- oder Exchange-Konto verbinden, damit Ihr persönlicher Assistent auf Ihre Termine, Kontakte, Aufgaben und Mails zugreifen kann. Für Ihren eigenen Assistenten ist die Rechtsgrundlage der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soll auch ein Firmen-Assistent (etwa Annie) darauf zugreifen, brauchen wir dafür Ihre ausdrückliche, jederzeit widerrufbare Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 7 DSGVO); ohne Einwilligung ist der Zugriff aus — und ein Widerruf wirkt ab dem nächsten Aufruf. Jeder Zugriff eines Firmen-Assistenten — auch ein abgewiesener — steht ohne Inhalt in Ihrem eigenen Verlauf.

Ihre Zugangsdaten (Refresh-Token, Postfach-Kennwort) speichern wir verschlüsselt ausschließlich am Server, nie auf einem Büro-Rechner oder Knoten. Zugriffstoken liegen höchstens für ihre Laufzeit verschlüsselt im Cache. Daten auf Ihrem Mac (Termine, Kontakte, Erinnerungen, Notizen, Fotos, Sprachmemos) bleiben auf Ihrem Mac und werden nur für den einzelnen Aufruf gelesen, nicht dauerhaft gespeichert. Empfänger je nach Konto: Google (Drittland USA, Datenschutzrahmen EU–USA des Anbieters), Microsoft (EU) oder der Exchange-Hoster Ihres Unternehmens — sowie das Sprachmodell des Assistenten, wenn ein gelesener Inhalt in seine Antwort eingeht (siehe „Hosting" oben).

Nehmen Sie Ihre Einwilligung für den Firmen-Assistenten zurück, wirkt das sofort. Löschen Sie Ihr Konto (Art. 17), löschen wir Ihre Zugänge, Ihren Verlauf und Ihre Einwilligung mit.

Eigene Mailkonten und Firmen-KI-Anbieterkonten

Sie können außerdem ein eigenes IMAP-/SMTP-Postfach hinterlegen, aus dem Ihre Assistenten lesen und Entwürfe anlegen — dieselbe Rechtsgrundlage wie oben (eigener Assistent Art. 6 Abs. 1 lit. b, Firmen-Assistent nur mit Einwilligung). Kennwörter liegen verschlüsselt am Server, Mail-Inhalte werden nur für den einzelnen Aufruf gelesen, nicht gespeichert. Ihre Unternehmensverwaltung kann außerdem eigene Zugänge zu KI-Anbietern (z. B. Anthropic, OpenAI-kompatible Anbieter, Mistral, Ollama) mit eigenem Budget hinterlegen; trägt Ihr Unternehmen ein eigenes Konto ein, ist dieser Anbieter datenschutzrechtlich der Auftragsverarbeiter Ihres Unternehmens, nicht unserer — Details regelt die AVV-Anlage Unterauftragsverarbeiter.

Eigener Kommunikationskanal (z. B. Telegram)

Sie können einen eigenen Kommunikationskanal anbinden, etwa einen eigenen Telegram-Bot, über den Ihr Assistent Nachrichten empfängt und beantwortet. Dafür hinterlegen Sie einen eigenen Zugang (z. B. Bot-Token), den wir verschlüsselt am Server speichern. Ein solcher Dienst ist kein Sub-Auftragsverarbeiter von uns, sondern Ihr eigener, selbst angebundener Dienst mit eigenem Vertrag (siehe AVV § 5a) — die Rechtsgrundlage der Übermittlung und, bei einem Anbieter außerhalb der EU ohne Angemessenheitsbeschluss (z. B. Telegram FZ-LLC, Vereinigte Arabische Emirate), auch deren Absicherung nach Art. 44 ff. DSGVO verantworten Sie selbst. Wir weisen Sie bei der Einrichtung auf Sitz und Drittlandlage des jeweiligen Anbieters hin. Wir setzen Telegram für unsere Kunden nicht als eigenen Dienst ein: Wir betreiben keinen Telegram-Bot, über den Nachrichten unserer Kunden laufen, und Telegram ist deshalb kein Sub-Auftragsverarbeiter von uns. Binden Sie einen eigenen Bot an, sind Sie gegenüber Telegram selbst Verantwortlicher.

Abgleich mit einer eigenen AnnexGroup-Instanz

Betreibt Ihr Unternehmen eine eigene AnnexGroup-Instanz, können Sie sie verbinden und je Datenart (Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Agenten) freischalten, welche Inhalte abgeglichen werden. Zugangsdaten (Adresse, Benutzername, Zugriffstoken, ggf. Kennwort) speichern wir verschlüsselt am Server; sie verlassen den Server nie, auch nicht in Richtung eines Büro-Rechners. Der Abgleich läuft über die Kennung des Quellsystems, damit derselbe Datensatz nicht doppelt entsteht. Löschen Sie Ihr Konto, wird auch Ihr AnnexGroup-Zugang gelöscht.

Notizen

Notizen, die Sie selbst schreiben oder aus einer angebundenen Quelle übernehmen, gehören ausschließlich Ihnen — anders als etwa Aufgaben oder Termine gibt es keine „Firmennotiz", die Ihre Verwaltung standardmäßig mitliest. Nur ein Assistent, der ausdrücklich Ihnen persönlich zugeordnet ist, darf auf Ihre Notizen zugreifen; ein Firmen-Assistent kann das nicht, selbst wenn er in Ihrem Betrieb aktiv ist. Löschung folgt derselben Art.-17-Kette wie Ihre übrigen persönlichen Daten.

Firmen-Assistenten und ihre Freigabe

Ein Firmen-Assistent gehört Ihrem Unternehmen, nicht einer einzelnen Person; er wird von der Unternehmensverwaltung freigegeben — entweder für das ganze Unternehmen oder für eine einzelne Abteilung. Sie sehen und sprechen nur mit Firmen-Assistenten, die für Sie freigegeben sind, und können je eigenem Assistenten festlegen, ob er überhaupt mit Firmen-Assistenten sprechen darf. Persönliche Daten, die Sie Ihrem eigenen Assistenten geben, gehen an einen Firmen-Assistenten nur, wenn Sie das oben (Cloud-Konten) ausdrücklich erlauben.

Rückfragen zwischen Assistenten

Fragt Ihr Assistent einen Fach-Assistenten Ihres Betriebs (etwa den Finanz-Assistenten), antwortet der Fach-Assistent im Namen der Person, die gefragt hat — nicht in seinem eigenen. Er sieht und nutzt dabei nur, was Sie selbst sehen dürfen (Datenminimierung nach Art. 25 DSGVO). Daten mit eigener Freigabestufe — etwa Finanzen — bleiben an Ihre Freigabe gekoppelt: Ohne sie bekommen Sie keine Inhalte. Rückfrage-Ketten sind begrenzt (maximale Tiefe, kein Assistent zweimal hintereinander in derselben Kette). Die Fachantwort erscheint in Ihrem Gespräch mit Herkunft, Assistent und verwendetem Modell; Anweisungen, die in einer fremden Antwort versteckt sind, werden nicht befolgt.

Finanzdaten und Datenstände

Gibt Ihr Unternehmen Finanz-Auswertungen frei (etwa aus MoneyMoney), laufen sie auf einem Rechner im Betrieb nur nach Zustimmung, die am Gerät selbst eingeholt wird — ohne Zustimmung wird nichts eingerichtet, und die Auswertung liest dabei keine Dateien, keine Mails und keine Kennwörter. Sie erzeugt Datenstände (Kontenstände, Cashflow, wiederkehrende Kosten), die versioniert in der Ablage Ihres Unternehmens am Server liegen; sie entstehen ohne KI-Modell. Auf Ihre Fragen antwortet der Assistent mit dem Stand und dem Alter des Datenstands. Wer einen Datenstand lesen darf, regelt Ihr Unternehmen je Datenklasse — ohne Freigabe sehen Sie nichts. Datenstände werden nach der im Skill festgelegten Frist automatisch gelöscht (bei Finanzen: 13 Monate).

Betreuung auf Zeit durch einen IT-Partner

Betreut ein IT-Partner Ihr Unternehmen, arbeitet er in Ihrem Betrieb ausschließlich über eine zeitlich begrenzte Betreuer-Sitzung (1 bis 72 Stunden, mit Begründungspflicht) — keinen Dauerzugang, keinen eigenen versteckten Benutzer. Jede schreibende Handlung während der Sitzung sowie ihr Beginn und Ende stehen im Verlauf eures Unternehmens; sowohl der Partner als auch eure eigene Verwaltung können die Sitzung jederzeit beenden.

Sprach- und Bildeingabe am Board

Das Board-Gerät kann Ihnen zuhören und Sie sehen, wenn Sie es einschalten: Spracherkennung läuft bevorzugt direkt auf dem Gerät (ohne Cloud-Anfrage); nur wenn das nicht reicht, geht die Aufnahme verschlüsselt an den Sprachdienst am Knoten in eurem eigenen Betrieb. Ein Kamerabild geht nur auf Ihre Anfrage als Bildinhalt an das jeweils verwendete Sprachmodell, sofern dieses Bilder verarbeiten kann (etwa Google Gemini, OpenAI oder ein lokales Modell) — kann es das nicht, bekommen Sie das ehrlich gesagt statt eine falsche Antwort. Für den Empfänger und die Rechtsgrundlage gilt dasselbe wie im Abschnitt „Hosting" oben.

Lokale Sprachmodelle und Apple Foundation Models

Sie können ein Sprachmodell wählen, das vollständig auf Ihrem eigenen Mac läuft (über Ollama oder, ab macOS 26, über Apples eigene Foundation Models) statt über einen Cloud-Anbieter. In diesem Fall verlässt der Inhalt Ihrer Anfrage Ihren Mac nicht — es findet keine Übermittlung an uns oder einen Dritten statt. Die Oberfläche zeigt Ihnen dabei, dass die Antwort „auf diesem Mac" entstanden ist.

Aufbewahrung der Assistenten-Nachweise

Nachweise über Handlungen Ihrer Assistenten (KI-Kennzeichnung, Rechenschaft nach Art. 30 DSGVO) bewahren wir für 12 Monate auf; danach löschen wir sie automatisch und täglich (`annexflow:daten:aufbewahrung`).

Kurzcheck und Rückmeldewunsch

Den Kurzcheck unter annexflow.com/kurzcheck rechnet Ihr Browser aus. Solange Sie nur Fragen beantworten und sich das Ergebnis ansehen, geht nichts an uns. Erst wenn Sie das Ergebnis per E-Mail oder einen Rückruf anfordern und die Anfrage absenden, verarbeiten wir: Name und E-Mail-Adresse (Pflicht, sonst können wir nicht antworten), Firma und Telefonnummer (freiwillig; für einen Rückruf brauchen wir die Nummer), Ihre Antworten im Kurzcheck samt Branche und Zahl der Mitarbeitenden, Ihren Wunsch (Ergebnis oder Rückruf), die Herkunft der Anfrage (Formular, QR-Code des Flyers, Brief oder unsere LinkedIn-Seite), Zeitpunkt und Fassung Ihrer Einwilligung sowie Ihre IP-Adresse ohne den letzten Block, um Missbrauch zu erkennen. Wie jeder Aufruf einer öffentlichen Schnittstelle landet das Absenden außerdem mit vollständiger IP-Adresse und Browser-Kennung für 30 Tage im Zugriffsprotokoll (siehe „Server-Logdaten").

Zweck ist allein, Ihnen das angeforderte Ergebnis zu schicken oder Sie zurückzurufen. Dafür legen wir in unserem eigenen System (AnnexFlow, Server in Deutschland) einen Eintrag in unserer Interessentenkartei und eine Aufgabe für die zuständige Person an. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und Ihre Anfrage vor einem möglichen Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir senden Ihnen keine Werbung und keinen Newsletter; nach unserer Antwort kommt nichts mehr, außer Sie melden sich. Das Ergebnis des Kurzchecks ist eine unverbindliche Einschätzung, keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Ihre Angaben verlassen unser System nicht, mit einer Ausnahme: Nutzen unsere Mitarbeitenden bei der Bearbeitung unseren KI-Assistenten (etwa für eine Übersicht offener Aufgaben oder einen Antwortentwurf), kann der Inhalt der Anfrage über unser Gateway Promptopoly (ma-kom, Deutschland) an Google Gemini (USA; Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln) oder OpenAI (USA; Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, nicht unter dem Data Privacy Framework zertifiziert) gehen; danach folgt ein lokales Modell. Mit beiden besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe „Hosting"). US-Behörden können nach US-Recht auf dort verarbeitete Daten zugreifen, und ein Rechtsschutz nach europäischem Maßstab ist nicht in jedem Fall gewährleistet. Anthropic (USA) wird nur eingesetzt, wenn eine Kette es ausdrücklich wählt. Einzelheiten stehen in der Subprozessorenliste unten.

Wir löschen Ihre Angaben, sobald Ihre Anfrage erledigt ist und keine Zusammenarbeit entsteht, und sofort, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die Löschung verlangen. Die Löschung entfernt den Karteieintrag, die daraus angelegte Aufgabe und deren Änderungsverlauf; im internen Prüfprotokoll bleibt nur der Vermerk, dass es eine Aufgabe zu einem gelöschten Interessenten gab, ohne Namen und Inhalt. Entsteht eine Zusammenarbeit, gelten die Fristen für Vertragsdaten. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos per E-Mail an mail@annexflow.com.

Kündigung über den Kündigungsbutton

Über den Link „Verträge hier kündigen“ in der Fußzeile unserer Seiten können Sie ohne Anmeldung kündigen. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse (Pflicht, sonst können wir die Kündigung keinem Vertrag zuordnen), auf Wunsch eine Vertragsangabe, den Zeitpunkt des Eingangs und Ihre IP-Adresse (Nachweis des Eingangs und Missbrauchsabwehr). Wir ordnen die Kündigung anhand der E-Mail-Adresse Ihrem Vertrag zu und beenden das zugehörige Abonnement bei Stripe zum Ende des Abrechnungszeitraums; dabei übermitteln wir an Stripe die Kennung des Abonnements, nicht Ihre Eingaben aus dem Formular. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail; eine Kopie geht an unser Projekt-Postfach, und lässt sich eine Kündigung keinem Vertrag zuordnen, legen wir in unserem internen Vorgangssystem eine Aufgabe an. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB (Kündigungsfunktion und Eingangsbestätigung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung des Vertrags) und für die IP-Adresse Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Den Eingang bewahren wir als Nachweis auf, solange der Vertrag abgewickelt wird und Ansprüche daraus noch geltend gemacht werden können (regelmäßige Verjährung: drei Jahre ab Ende des Jahres der Kündigung); Rechnungsbelege bleiben nach Steuerrecht bis zu zehn Jahre erhalten.

Unternehmensseite bei LinkedIn

Wir betreiben eine Seite für AnnexFlow bei LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Wenn Sie die Seite besuchen oder mit ihr interagieren, verarbeitet LinkedIn Daten über Sie (etwa über Cookies und Nutzungsdaten), auch zu eigenen Zwecken und gegebenenfalls in den USA; dafür ist LinkedIn verantwortlich, und es gilt dessen Datenschutzerklärung. Für die Statistiken zu unserer Seite, die uns LinkedIn in zusammengefasster Form bereitstellt, sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu stellt LinkedIn unter legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum bereit; die Hauptverantwortung für die Verarbeitung der Besucherdaten und die Erfüllung Ihrer Rechte liegt danach bei LinkedIn, Ihre Rechte können Sie aber auch bei uns geltend machen. Rechtsgrundlage für unseren Teil ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Öffentlichkeitsarbeit und Reichweite). Auf dieser Website setzen wir keine LinkedIn-Skripte ein; ein Aufruf von LinkedIn findet nur statt, wenn Sie einem Link folgen.

Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Wir unterscheiden drei Kategorien. Nur die erste läuft ohne Ihre Einwilligung:

• Technisch notwendig: Login-Session, CSRF-Schutz, Zugangs-Gate. Ohne sie funktioniert die Anwendung nicht. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Funktional: Oberflächen-Einstellungen (z. B. gewählter Tarif-Filter) und die Zuteilung zu einer Variante eines Tests der Preisseite (Cookies „ab_test_…“ und „ab_visitor“, bis zu 12 Monate). Nur mit Einwilligung.
• Statistik: Reichweitenmessung, siehe nächster Abschnitt. Nur mit Einwilligung.

Ihre Entscheidung selbst speichern wir unter dem Schlüssel „annexflow_consent_v1" im lokalen Speicher Ihres Browsers. Sie bleibt dort, bis Sie sie ändern oder den Browser-Speicher löschen.

Reichweitenmessung und Web-Analyse

Auf den öffentlichen Seiten setzen wir drei Messverfahren ein. Alle drei starten erst, nachdem Sie in die Kategorie „Statistik" eingewilligt haben; ohne Einwilligung wird kein Analyse-Skript geladen und kein Analyse-Cookie gesetzt.

1. Eigene Reichweitenmessung

Seitenaufrufe und Klicks auf externe Links melden wir an unseren eigenen Endpunkt auf annexflow.com. Aus IP-Adresse, Browser-Kennung und einem täglich wechselnden Zufallswert bilden wir einen Einweg-Hash; IP-Adresse und Browser-Kennung selbst werden nicht gespeichert. Der Hash unterscheidet lediglich wiederholte Besuche innerhalb desselben Tages. Die täglichen Zufallswerte werden nach 30 Tagen gelöscht; danach lässt sich der Hash keiner IP-Adresse mehr zuordnen. Es verlassen keine Daten unsere eigene Infrastruktur.

2. Google Analytics 4

Wir setzen Google Analytics 4 mit der Mess-Kennung G-0E7F0C3PTZ ein. Das Skript wird von googletagmanager.com geladen. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; sie kann sich zur Verarbeitung ihrer Muttergesellschaft Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, bedienen.

Verarbeitet werden dabei insbesondere: Kennungen aus den Cookies „_ga“ und „_ga_0E7F0C3PTZ“, Angaben zu Gerät, Browser und Betriebssystem, ungefährer Standort auf Länder- bzw. Regionsebene, aufgerufene Seiten, verweisende Seite sowie Zeitpunkt und Dauer der Nutzung. Google Analytics 4 protokolliert keine IP-Adressen; die IP-Adresse dient nur dazu, den ungefähren Standort abzuleiten, und wird dabei nicht gespeichert. Zweck ist die statistische Auswertung der Nutzung unseres Angebots.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Wir setzen zusätzlich den Google-Einwilligungsmodus (Consent Mode v2) ein: Sämtliche Einwilligungssignale stehen vor Ihrer Entscheidung auf „denied", und das Google-Skript wird erst geladen, wenn Sie eingewilligt haben. Ohne Einwilligung findet weder eine Speicherung auf Ihrem Endgerät noch ein Aufruf von Google-Servern statt.

Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützen wir die Übermittlung auf Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ergänzend gelten die zwischen Google und uns geschlossenen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Durchführungsbeschluss 2021/914); Google LLC ist nach eigenen Angaben unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss gefasst hat. Wir weisen darauf hin, dass US-Behörden unter US-Recht Zugriff auf dort verarbeitete Daten nehmen können und dass ein den europäischen Standards vollständig entsprechender Rechtsschutz nicht in jedem Fall gewährleistet ist. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — über die Cookie-Einstellungen.

3. Plausible Analytics (selbst betrieben)

Ergänzend läuft eine von uns selbst betriebene Plausible-Instanz unter analytics.annexflow.com. Sie zählt Seitenaufrufe ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung. Die Daten bleiben auf unserer eigenen Infrastruktur; eine Übermittlung an die Plausible Insights OÜ findet nicht statt. Auch dieses Skript laden wir erst nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Webfonts

Wir hosten alle Webfonts (Plus Jakarta Sans, IBM Plex Sans) selbst auf annexflow.com/fonts/…. Es findet keine Übertragung an Google Fonts, Bunny Fonts oder andere externe Anbieter statt.

Speicherdauer

• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses, danach bis zum Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre).
• Tägliche Zufallswerte der eigenen Reichweitenmessung: 30 Tage, danach automatische Löschung.
• Server-Logdaten: bis zur turnusmäßigen Rotation durch das Hosting-System.
• Einwilligungsnachweis: bis zum Widerruf und anschließend so lange, wie die Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO reicht.
• Daten in Google Analytics: nach der im Google-Analytics-Konto hinterlegten Aufbewahrungseinstellung; Google löscht danach automatisiert.
• Kurzcheck-Anfragen: bis die Anfrage erledigt ist und keine Zusammenarbeit entsteht, längstens bis zu Ihrem Widerruf oder Löschverlangen (Einzelheiten im Abschnitt „Kurzcheck und Rückmeldewunsch").
• Zugriffsprotokoll der öffentlichen Schnittstellen (volle IP-Adresse, Browser-Kennung): 30 Tage, danach automatische Löschung.
• Nachweise über Handlungen Ihrer Assistenten (KI-Kennzeichnung, Rechenschaft): 12 Monate, danach automatische Löschung.
• Kündigungen über den Kündigungsbutton: solange der Vertrag abgewickelt wird und Ansprüche daraus geltend gemacht werden können (regelmäßig drei Jahre ab Jahresende), Rechnungsbelege bis zu zehn Jahre.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Anfragen richten Sie bitte an mail@annexflow.com. Ihr Nutzerkonto können Sie außerdem jederzeit selbst löschen — im Web unter „Mein Konto" bzw. im eigenen Profil, in der Mac-App im Profil und in der iPhone-App unter Einstellungen. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Profilbild und Ihre persönlichen Daten (Gespräche mit den Agenten, private Notizen, Ziele, Stimmungseinträge) gelöscht und alle Anmeldungen beendet. Was Sie für Ihr Unternehmen erstellt haben, bleibt dem Unternehmen ohne Ihren Namen erhalten.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können jederzeit Widerspruch gegen eine Verarbeitung einlegen, die wir auf berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen; wir betreiben keine Werbung per E-Mail. Der Widerspruch genügt per E-Mail an mail@annexflow.com.

Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Für Registrierung und Vertrag sind Name und E-Mail-Adresse erforderlich; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen. Für Kurzcheck-Anfragen, Kündigung und Kontakt gilt, was im jeweiligen Abschnitt als Pflichtangabe benannt ist. Die Website können Sie ohne Angaben nutzen. Wir treffen Ihnen gegenüber keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO). Die KI-Assistenten der Plattform arbeiten im Auftrag Ihres Unternehmens und innerhalb der Autonomiegrade, die Ihr Unternehmen festlegt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Stuttgart (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de). Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

Auftragsverarbeitung (AVV)

Für die Verarbeitung Ihrer Workspace-Inhalte schließen wir mit Ihnen eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Die Mustervorlage liegt in jedem Tarif bereit; auf Wunsch passen wir sie an Ihre Anforderungen an.

Empfänger und Subprozessoren

Wir setzen Subprozessoren nur ein, soweit es für die Leistungserbringung erforderlich ist. Die vollständige, jederzeit abrufbare Liste mit Sitz, Zweck, Datenkategorien, Drittlandbezug und Rechtsgrundlage finden Sie hier: Subprozessorenliste (JSON) · als Text · als PDF. Änderungen kündigen wir Mandanten mit Vorlauf an; Widerspruchs- und Kündigungsrechte ergeben sich aus der AVV.

AnnexFlow™ ist eine angemeldete Marke der ma-kom agentur UG.